Normal_7618

Een van de belangrijkste aspecten om de doelstellingen van een cliëntenraad te bereiken is presentie. Laat zien dat je er bent. Communiceren dus. Zowel richting de zorginstelling als richting cliënten. Binnen de instelling is het vooral van belang goede contacten te onderhouden met de Raad van Bestuur c.q. de bestuurder. Deze kan ook een belangrijke bijdrage leveren aan de ondersteuning van de CR. Uiteraard is een goede communicatie met de achterban van belang. Hiervoor zijn zeer concrete hulpmiddelen beschikbaar, zoals een folder, een nieuwsbrief, een website en sociaal media. Ik hoop dat onderstaande bruikbare tips bevat.

Door Sjon Onnekink

Communicatie binnen de instelling
De legitimiteit van een cliëntenraad is gelegen in de wettelijke verplichting voor een zorginstelling om een cliëntenraad te hebben. Dit impliceert dat met name RvB/bestuurder –verder aangeduid als “de bestuurder”- de cliëntenraad au serieux dient te nemen. In de praktijk is het verstandig zelf initiatieven te ontplooien om als volwaardige gesprekspartner erkent te worden. Een cliëntenraad is soms niet de eerste keuze van de bestuurder als gesprekspartner. De communicatieve interactie zal dus veelal op instigatie van de CR zelf op gang moeten komen en onderhouden worden.


Deze interne communicatie is uitermate belangrijk om de belangen van (potentiële) cliënten van zorginstellingen, met name op het gebied van kwaliteit van de zorg te kunnen behartigen. Vooral het recht van (verzwaard) gevraagd en ongevraagd advies is van belang. Zo kan een cliëntenraad meepraten over belangrijke beslissingen. Gezien de goede rechtspositie kan de bestuurder niet zomaar om de cliëntenraad heen. Bij conflicten is de positie van de cliëntenraad veel sterker dan sommigen denken. Idealiter is het uiteraard zinvol om gewoon te streven naar goede verstandhoudingen tussen beide partijen.


Een cliëntenraad dient zich af te vragen welke specifieke behoeften de achterban heeft. Deze zullen per instelling verschillen. Voor elke instelling is voor de cliënt kwaliteit, keuze en voldoende aanbod in behandelmogelijkheden belangrijk. Houd dus als cliëntenraad goed contact met de bestuurder, niet alleen voor cliëntenbelangen in het hier en nu maar ook met het oog op de nabije en verre toekomst. Het devies is dus; laat van je horen, andere patiëntenorganisaties zitten ook in het circuit van een zorginstelling. Jezelf profileren is daarom belangrijk. Zorg ervoor dat je weet wie op welke plek zit, wie waarover gaat en wie je aanspreekpunt is voor bepaalde zaken.


Ondersteuning vanuit de instelling
Bij de communicatie hoort ook, dat de cliëntenraad verschillende vormen van ondersteuning mag verwachten of verlangen van de instelling. Zo kan er van de instelling verwacht worden dat er belangstelling voor het werk van de CR is. Zoals hierboven vermeld is het zaak jezelf duidelijk te profileren. Ook kan de instelling haar medewerking geven aan initiatieven van de CR. De instelling kan haar medewerkers ook aansporen om de CR onder de aandacht te brengen van familie, bewindvoerders en dergelijke.


Een belangrijke ondersteuning kan tevens het aanwijzen van een professionele ondersteuner zijn. Deze is geen lid van de CR, maar kan wel allerlei dingen voor de CR regelen, administratief, financieel en secretarieel. Ook kan een dergelijke functionaris beleidszaken inzichtelijk maken en uitleggen wat de praktische gevolgen daarvan zijn. Leden van een CR zitten daar niet permanent; een professioneel ondersteuner of Ambtelijk Secretaris (A.S.) kan ook een bijdrage leveren aan de continuïteit van de cliëntenraad. En uiteraard kan een ondersteuner of A.S. een sleutelpositie innemen bij de interne communicatie. Van belang is dat de cliëntenraad duidelijk aangeeft aan welk soort ondersteuning zij behoefte heeft en welke taken de ondersteuner of A.S. zoal zou moeten uitvoeren. Het takenpakket van de ondersteuner of A.S. kan het beste schriftelijk vastgelegd worden in een taakomschrijving.


Communicatie met de achterban
Ook richting achterban is communicatie het sleutelwoord. Zorg voor een goede informatie- en communicatiestructuur. Laat zien dat je er bent middels alle beschikbare communicatiesystemen. Dit kan via een folder, een nieuwsbrief, maar ook via een website, social media. Publiceer wat je doet. Laat weten dat je er (voor hen) bent. Een cliëntenraad doet er goed aan fors te investeren in goede PR. De winst is dat mensen een positief beeld krijgen van wat de cliëntenraad doet en kan. Het doel is immers de achterban te ondersteunen. Een CR moet dus ook een goed beeld hebben van wat er leeft bij de achterban. Omgekeerd kan de CR haar achterban informeren over wat actueel is en over de plannen die zij heeft.


Heel concreet zijn er diverse mogelijkheden om de cliëntenraad onder de aandacht te brengen. Dit zal per instelling verschillen. De  achterban kan bijvoorbeeld al dan niet intern zijn; voor een instelling voor mentaal gehandicapte mensen zal de aanpak drastisch verschillen dan die voor een ziekenhuis etc. Ook zal de ene instelling wel een instellingsblad, intranet en dergelijke hebben en de ander niet.
Al naar gelang zijn de meest voor de hand liggende publicitaire middelen een folder, een nieuwsbrief, een website en het gebruik van social media.


Een folder is het visitekaartje van de CR. Vaak is het de eerste kennismaking met de cliëntenraad. Het zal dus een kort maar krachtige introductie moeten zijn wat de raad is en doet. Het zal tevens een uitnodiging moeten zijn om toch vooral een beroep op de CR te doen bij vragen, klachten of wensen. En natuurlijk met de uiteenzetting van de voordelen om lid te worden. Qua vormgeving zijn herkenbaarheid en overzichtelijkheid sleutelbegrippen.
Een nieuwsbrief is een uitstekend middel om de achterban te informeren over zaken die hen aangaan. Mede vanwege allerlei verschuivingen in beleid staat de actualiteit steeds meer in het voetlicht. Kies de onderwerpen dusdanig dat ze direct van belang zijn voor de achterban. Houd steeds voor ogen of voorzie aan welke informatie de achterban behoefte heeft.


Maak een redactieformule die toegespitst is op de achterban en houd je hieraan. Stuur deze ook op naar eventuele gastschrijvers. Probeer in zo eenvoudig mogelijke bewoordingen te schrijven. Zo bereik je een groter publiek. Door met zekere regelmaat een kwalitatieve nieuwsbrief te verzorgen kun je veel betekenen voor de achterban. Bovendien wordt de ontvanger op die manier regelmatig aan het werk van de cliëntenraad herinnerd.


Je kunt een nieuwsbrief zowel digitaal als op papier versturen. Doe het zo mogelijk allebei. Beide vormen hebben voordelen. Een digitale nieuwsbrief is makkelijk toegankelijk en kan op onderwerp jaren teruggelezen worden. Een papieren nieuwsbrief maakt meer indruk en blijft bovendien nog eens ergens liggen.


Een website is natuurlijk een prachtige manier om de CR onder de aandacht te brengen en de achterban te informeren. Bij voorkeur wordt deze interactief gemaakt. Een goede website is duidelijk en overzichtelijk. Digitale informatie moet snel toegankelijk zijn anders haakt de bezoeker af. Vraag je dus af welke informatie de bezoeker wil vinden en zorg ervoor dat deze makkelijk toegankelijk is. De nieuwsbrief kan natuurlijk ook tevens gepubliceerd worden op de website.


Social media kan voor geselecteerde cliëntenraden een sterk medium zijn. Aangezien hier elders in deze magazine aandacht aan wordt besteed laat ik dit hier achterwege.

© Nationale Zorggids / Sjon Onnekink