Hoe rittenregistratie de administratieve druk kan verlagen voor zorgbedrijven

In de zorg draait alles om mensen. Toch besteden zorgmedewerkers dagelijks kostbare tijd aan administratie tijdens én buiten werktijd. Eén van de terugkerende administratieve taken is het bijhouden van gereden ritten. Denk aan het registreren van bezochte adressen, gereden kilometers en het onderscheid tussen zakelijk en privégebruik. Medewerkers in de mobiele zorg krijgen hier constant mee te maken.

Hoewel dit noodzakelijk is voor kilometervergoedingen, belastingverantwoording of interne controle, kan het ook zorgen voor frustratie. Gelukkig kunnen zorgbedrijven met een rittenregistratiesysteem de administratieve druk aanzienlijk verlagen.

Waarom rittenregistratie belangrijk is in de zorg

Voor veel zorgorganisaties is mobiliteit een klein onderdeel van het werk. Wijkverpleegkundigen, begeleiders en andere zorgverleners rijden dagelijks van cliënt naar cliënt. Al die ritten moeten verantwoord worden, zowel richting de Belastingdienst (bij privégebruik van zakelijke auto’s of vice versa), als richting de administratie (voor kilometervergoeding of nacalculatie per cliënt).

Daarnaast vragen opdrachtgevers zoals gemeenten, zorgverzekeraars of accountants steeds vaker naar de werkelijke kosten. Een sluitende rittenregistratie kan hierbij dus helpen.

De administratieve druk is nog steeds te hoog voor zorgmedewerkers

Veel zorgmedewerkers houden hun ritten nog handmatig bij, bijvoorbeeld in een schriftje, in Excel of via een losse app op hun telefoon. Dit leidt tot:

• Dubbele administratie: medewerkers voeren ritgegevens in naast hun zorgplanning.
• Foutgevoeligheid: vergeten ritten, onnauwkeurige kilometerstanden of onduidelijke adressen.
• Werkdruk buiten kantoortijd: registratie gebeurt vaak pas aan het einde van de dag, of zelfs thuis.

Het gevolg is dat men minder tijd heeft voor cliënten. Dit zorgt voor meer stress en administratieve druk bij het personeel.  

Een rittenregistratiesysteem verlaagd de administratieve werkdruk

Een goed rittenregistratiesysteem automatiseert het grootste deel van deze administratie. Moderne systemen maken gebruik van GPS of voertuigdata om verschillende soorten gegevens te verzamelen. Zo worden ritten en kilometers automatisch vastgelegd, inclusief begin- en eindlocatie, tijdstip en afstand.

Voor zorgorganisaties biedt dit concrete voordelen:

• Tijdsbesparing voor medewerkers: medewerkers hoeven geen handmatige ritten meer bij te houden en in te voeren.
• Betrouwbaar: rittenregistratie verzameld direct via de auto (OBD kastje). Waardoor fouten in de data beperkt zijn.
• Overzicht voor de organisatie: managers zien real-time hoeveel kilometers er gereden zijn, per medewerker, team of regio.
• Voldoen aan eisen Belastingdienst: rittenregistratie systemen voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt omtrent het bijhouden van zakelijke kilometers.

Ontdek het rittenregistratiesysteem van YesHugo

Als organisatie wil je het liefst je zorgpersoneel zoveel mogelijk administratieve lasten. Met YesHugo houden zorgmedewerkers hun handen vrij voor waar het écht om draait: zorg verlenen. Ontdek hoe automatische rittenregistratie je bedrijfsvoering eenvoudiger maakt en fiscale zekerheid biedt.

Met YesHugo automatiseer je eenvoudig je rittenregistratie en voldoe je zonder gedoe aan de eisen van de Belastingdienst. Daarnaast biedt YesHugo waardevolle tools om slimmer te ondernemen:

• Automatische rittenregistratie: 100% sluitend bewijs zonder handmatig bijhouden
• Inzicht in zakelijk en privégebruik: altijd een helder overzicht
• Zorgpersoneel is minder tijd kwijt aan administratie: zowel je managers, zorgmedewerkers of administratie zijn minder tijd kwijt aan het bijhouden van ritten en kilometers